Introdução

Um processo é um conjunto de atividades, ligadas entre si e que ocorrem naturalmente na operação diária da empresa; um processo toma um determinado insumo e o transforma para criar um resultado (Moreira, Daniel Augusto: 1994).

A partir do mapeamento das atividades, que corresponde em tirar uma foto 3D da organização, são utilizadas ferramentas para análise em formato gráfico ou numérico, permitindo a sua otimização com base em dez (10) princípios distintos (Carreira, Dorival;2009, pg. 95), desde a centralização até a eliminação de atividades desnecessárias ou redundantes.

  • Princípio da Centralização: garantir sistemas integrados racionais
  • Princípio da Criação: somente criar se tiver finalidade específica
  • Princípio da Automação: criar processos suportados por tecnologia da informação
  • Princípio da Parcimônia: não deve ter mais dados que o necessário
  • Princípio da Persistência: deve estar pronto para entrar em operação
  • Princípio da Ordenação: deve estar criado na sequencia logica de entrada de dados
  • Princípio da Permanência: Dados devem permanecer em deposito de dados
  • Princípio da Independência de Processo: um processo de ser independente de outros
  • Princípio da Temporalidade: devem estar estruturados em ordem cronológica
  • Princípio da Simultaneidade: visando reduzir o tempo de execução e custos
Processo nada mais é que uma sequencia ordenada de atividades que visa o atingimento de um objetivo específico.

Cada vez mais a integração homem/maquina é um binômio que assegura o ganho de produtividade na medida que este composto funcione de forma adequada. A análise e o redesenho de processos tem por fim mapear como o trabalho é feito e que de forma possa ser otimizado através da eliminação de atividades desnecessárias, redundância de informações e tarefas repetitivas, otimizando a qualidade e os custos dos recursos humanos existentes.

Esta etapa estará fortemente apoiada nas notações das metodologias BPMN – Modelo de Processos de Negócio, assim como serão utilizados softwares que possam suportar estas metodologias. A primeira fase da analise é o mapeamento de processos que ocorre através de entrevista com base nas seguintes questões:

  • Que trabalho é feito?
  • Como é feito o trabalho?
  • Para quem é feito? Quem é o cliente?
  • Existe algum pré-trabalho anterior?
  • Com que frequência ocorre?
  • Qual é o volume diário/mensal?
  • Como é controlado a qualidade do mesmo?
A partir destas informações são elaborados fluxogramas verticais, Diagramas de Fluxo de Dados, tabelas e outros instrumentos que possam facilitar o processo de análise. A partir da análise serão recomendados ajustes, correções, eliminações, automatizações ou outras ações que possam otimizar o processo como um todo, visando a redução do lead time e por consequência seu custo operacional.